Como dueño de negocio, frecuentemente tienes que confrontar problemas administrativos. Se necesitan habilidades de experto para organizar tu oficina y tiempo de manera exitosa. Sigue estos pasos y lograrás tener Mas tiempo efectivo en tu jornada de trabajo diaria (tiempo que es bien empleado), hacer esto te ahorrará muchas horas en un futuro además de que te harás más eficiente y efectivo en tus actividades.
1.-Has una lista bien detallada de todas las responsabilidades que tienes como dueño de negocio. A continuación, establece la prioridad de cada una. Las tareas que producen ingreso deben de ir en primero dentro de tu lista. Establecer el grado de importancia de responsabilidades en tu lista te ayudará concentrarte en hacer que las cosas se lleven a cabo.
2.-Has ahora una lista de las tareas que deben de ser hechas en la semana.Para complementar este paso asigna la cantidad determinada de tiempo que tu creas necesaria para completar o ejecutar dichas tareas.
3.-Deja de 5 a 10 minutos al final de cada día para planificar el siguiente. Anota esto en una lista de cosas por hacer de modo que el siguiente día comiences inmediatamente a ejecutarlas. Deja la lista en tu escritorio para que sea la primera cosa que veas en la mañana de un nuevo día de trabajo. Aparta un tiempo específico para cada una de las áreas que se contengan en la lista (por ejemplo comienza y termina lo que tenga que ver con finanzas antes de que comiences con lo que respecta a Mercadotecnia).
4.-Mantén tu oficina organizada –por proyectos o áreas- Organiza tu oficina por categorías. Por ejemplo, pon todos los archivos e información pertinente a finanzas en un lugar y los de mercadotecnia en otro. De esta forma, te puedes concentrar en una área en específico y ahorrar tiempo a la vez.
5.-Crea un sistema para procesar papeleo. Un buen ejemplo de esto es hacer clasificar cada paso de en base a que en promedio un proceso de papeleo tiene 7 etapas: Hacer, leer, esperar respuesta, considerar, pedir opinión a otros, ideas.
6.-Asegúrate de tener un buen sistema de archivos. Este paso es realmente un ahorrador de tiempo por que asegura que tengas rápidamente a la mano lo que necesitas en el momento que lo necesitas.
7.-Has un completo uso de los programas de tu computadora, explótalos al máximo. Toma cursos si es necesario. Puedes organizar tus actividades de ventas con Outlook de Office, aprende como utilizarlo para que organices todas tus tareas y actividades. Aprende como utilizar hojas de cálculo, invierte en clases o en libros de “Cómo utilizar” los programas que tu computadora contenga.
8.-Reserva tiempo para sesiones de lluvia de ideas de “creatividad”. Piensa estratégicamente y de esta manera plantea un escenario de hasta donde puedes llevar tu negocio. Lee libros sobre negocios o escucha audios motivacionales en tu camino al trabajo o a casa, esto te puede llevar a estrategias muy efectivas.
Organizar efectivamente tanto tu oficina como tu tiempo es un cuestión fundamental. Dedicar un poco de tiempo e hacer esto te ahorrará cientos de horas en el futuro y te ayudará a concentrarte en lo importante y no lo urgente, a hacer lo que deberías estar haciendo.
Esto es un proceso en el cual debes trabajar continuamente pero de verdad te llevará a obtener grandiosos resultados para tu negocio.
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