Nueve consejos para atraer a nuevos clientes

La mala relación entre gerentes de publicidad y directores de ventas suele ser algo más frecuente de lo que se piensa. Cuando los ingresos bajan o no se cumple con los objetivos, comienzan a echarse la culpa mutuamente. Por lo general, los ánimos se enardecen sobre el que pierde el balón de las oportunidades de ventas, algo que cada vez resulta más costoso.
Este artículo muestra cómo deshacer esas diferencias y hacer que los departamentos de publicidad y ventas hablen el mismo idioma. Además, le sugerimos nueve ideas prácticas para aprovechar oportunidades importantes en el mercado actual.
¿Qué entendemos por oportunidad de ventas?

Se da por descontado que la función del departamento de publicidad consiste en tratar de captar un interés tal que transforme a clientes indiferentes en clientes potenciales y entusiasmados. La responsabilidad del equipo de ventas es aprovechar ese entusiasmo del posible cliente y cerrar el trato.
Cuando las cosas se tuercen, el departamento de publicidad muestra el impresionante número de llamadas de clientes, consultas a través del correo electrónico, clics o impresiones sobre la página Web que se remitieron a los compañeros de ventas y que éstos ignoraron. El personal de ventas, por su parte, sacude la cabeza quejándose del esfuerzo dedicado a realizar el seguimiento de las cuestiones triviales y con escaso fundamento planteadas por el departamento de publicidad. «Todo lo que conseguimos son gente que va a mirar escaparates», se lamentan los directores de ventas resentidos.
El motivo por el que ninguna de las partes gana es que ambas tienen razón.
Un seguimiento inadecuado equivale a malgastar la inversión en publicidad

El conducto que alimenta una venta suele comenzar con una consulta. Se trata de un proceso que va desarrollándose con el tiempo.
Recientes encuestas llevadas a cabo por Warne, una empresa de publicidad ubicada en Toronto, Canadá, realizaron un seguimiento de más de 3.500 personas que solicitaron información a anunciantes de primer orden. De los resultados arrojados por las encuestas se concluyó que un 19 % de los solicitantes realizó compras en los seis meses siguientes (ya fuera a ese anunciante o a un competidor) y un 29 % compró en el transcurso de un año. El 43 % realizó las compras en el transcurso de 16 meses y el 57 %, en los 25 meses posteriores. Eso se traduce en dos de cada 10 personas que desean comprar «ahora» y otras cuatro que desean comprar «más adelante» o, lo que es lo mismo, seis clientes potenciales por cada diez solicitudes de información.
¿Dónde está el problema? Según esas mismas encuestas, los representantes de ventas sólo realizaron un seguimiento de menos del 17 % de todas las solicitudes de información.
Está claro que las solicitudes de información son una clave para las ventas. Igual de claro está que la mayoría de las empresas está malgastando inversión en publicidad al no dar la importancia debida al seguimiento de estas solicitudes.
Esto se debe a que todas las solicitudes de información tienen, de entrada, el mismo aspecto. Es difícil dilucidar cuál de ellas quedará en nada y cuál se convertirá en una oportunidad potencial de negocio. Un buen seguimiento necesita tres o cuatro contactos posteriores, y las empresas no pueden permitirse prestar a cada solicitud de información o de precios semejante atención. Así que, al final, se da a las buenas oportunidades el mismo tratamiento que a las malas.
La solución consiste en configurar un sistema rentable que origine respuestas adecuadas en distintos puntos de la línea temporal.
Respuestas medidas

En función del sector al que pertenezca y de su ciclo de ventas, esto podría solucionarse mediante un programa de correo electrónico automatizado que envíe mensajes preseleccionados en respuesta a palabras clave en una consulta electrónica. Envíeles bien una recopilación de apariciones en la prensa o un informe anual que sirva de respuesta a solicitudes de información realizadas a través del teléfono.
Podría crear una serie de folletos cada vez más detallados que satisfagan el interés creciente de las personas que solicitan información, hasta que llegue el momento de la venta cara a cara. Otras ideas: invitaciones a acontecimientos promocionales o a sesiones en directo a través de Internet, documentos de estrategia o muestras gratuitas distribuidas a todo el que se pare ante un expositor en una feria comercial, etcétera. También debe decidir si será el departamento de publicidad o el de ventas el que lidie con cada respuesta y qué punto de venta asume la responsabilidad.
Hay muchas opciones al alcance de todos. Basta con ser previsor.
Haga sus cálculos

A continuación, para conseguir que publicidad y ventas cooperen, asegúrese de que cada parte entiende qué costes cuentan.

Publicidad: debe calcular cuántos contactos con el cliente se necesitan, de media, para llevar a una venta, y cuánto cuesta cada contacto. El número total de clics o consultas no suele ser especialmente significativo.

Ventas: debe determinar el número de acuerdos necesarios para alcanzar la rentabilidad o los objetivos de ingresos de la empresa. Establecer como objetivo de ventas un número de acuerdos por mes o por trimestre no es algo que importe seriamente. Cada parte debe tener claro qué es necesario para convertir las solicitudes de información en ventas.
«La publicidad centrada en generar ventas (en contraposición con la dedicada a consolidar marcas o a generar la lealtad de los clientes), suele descansar sobre los siguientes canales», afirma Mac McIntosh, asesor de ventas entre empresas con sede en North Kingstown, Rhode Island:
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Una publicidad basada en relaciones que cultiva y clasifica posibles clientes
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Una base de datos eficaz de publicidad
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Publicidad directa que genera consultas
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Publicidad en línea y a través de motores de búsqueda que tiende un puente de unión entre el departamento de publicidad y el de ventas
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Acontecimientos o promociones que incitan a los clientes potenciales a comprar
Conviene probar varias tácticas

«Toda empresa necesita abrir varios frentes a la hora de generar oportunidades», aconseja Jerry Rackley, asesor de publicidad con sede en Stillwater, Oklahoma. «Por lo general, con un solo frente no será posible copar adecuadamente las oportunidades ni mantener el flujo de clientes potenciales.» Probablemente necesitará una mezcla de técnicas tradicionales como envíos masivos de correo y tácticas electrónicas.
Recuerde todos estos puntos mientras piensa en estas nueve ideas para generar oportunidades:
1.
Hágase con buenas listas de posibles compradores. Es posible alquilar listas clasificadas y confiables a varias fuentes, entre las que se incluyen grupos comerciales, organizaciones profesionales, asociaciones de alumnos o agentes de listas. Gracias a dichas listas, podrá confeccionar a medida mensajes de correo electrónico destinados a distintos segmentos de clientes. Por ejemplo, podrá seleccionar clientes potenciales con los que considere que tiene gran probabilidad de éxito para hacerles llegar ofertas con descuento, o bien reorganizar los mensajes para apelar a distintos grupos de edad.
2.
Conviértase en una autoridad. Encargue una encuesta o un sondeo del que obtener información patentada sobre el mercado y haga públicos los resultados a través de la prensa o de un sitio Web. «La clave está en crear una fuerte demanda al generar credibilidad y reconocimiento», afirma Jim DeSena, autor del libro «The 10 Immutable Laws of Power Selling» (Las 10 leyes inmutables de la venta eficaz). Si puede convertir la encuesta en un acontecimiento anual, se le considerará todo un experto en el sector.
3.
Busque un socio. «Cuando dos profesionales se complementan el uno al otro, pueden influir en sus respectivos contactos para que le abran puertas al compañero», apunta Maura Schreier-Fleming, autora del libro «Real World Selling for Out-of-This-World Results» (Ventas en el mundo real con unos resultados de otro mundo).
4.
Cree un perfil propio del sector. Desarrolle la pericia o el discurso informativo que se demande en su sector. Con un paquete de productos generado de manera profesional y unas pocas campañas de correo, puede introducirse en el circuito de conferencias o seminarios. Siempre es bueno buscar buenos oradores que sepan vender. Además podrá aprovechar los contactos que tenga en los medios de comunicación para que le mencionen en artículos divulgativos o informativos.
5.
Adquiera espacios publicitarios en boletines electrónicos. Los anuncios en boletines de carácter vertical distribuidos a través del correo electrónico pueden ser una excelente forma de captar la atención. «Adquirir un espacio publicitario en estos medios constituye una magnífica técnica de generación de oportunidades, ya que le otorga la capacidad de dirigir al cliente potencial hasta su sitio Web y seguir la evolución de sus reacciones», afirma Rackley.
6.
Lea los periódicos. Los diarios locales están hasta los topes de clientes potenciales con una necesidad específica de su producto o servicio. Una consultoría de recursos humanos, por ejemplo, puede tomar nota de las fusiones o expansiones que aparezcan en las noticias.
7.
Compruebe su base de datos. Los clientes inactivos que no han adquirido nada en un período considerable de tiempo o los compradores poco frecuentes son los que están en mejor disposición para dejarse convencer con argumentos.
8.
Vaya a ferias especializadas. La asistencia a muchas ferias comerciales de importancia ha disminuido en los últimos años debido a los esfuerzos por reducir costes y al miedo por viajar. Pero es posible encontrar oportunidades, por lo general con mejores perspectivas, en ferias regionales o verticales de bajo costo.
9.
Participe en una red de organizaciones. Para las pequeñas empresas, estos grupos, que pueden encontrarse en el mismo país, son de gran utilidad. La idea es la de compartir oportunidades con empresas que sean miembro de la organización pero que no compitan directamente con su empresa. Las cuotas anuales pueden variar enormemente. Tan sólo asegúrese de que el grupo cuenta con historiales consultables y de que puede vivir según las normas que imponga respecto al uso compartido de la información de contacto.
Por último, no olvide el poder de los rumores positivos. Un consejero delegado accesible para el personal o que se pone a disposición de quien necesite resolver dudas una vez finalizados los acontecimientos de promoción genera un «boca en boca» que llega a oídos de todos. Y este tipo de reconocimiento no es algo que pueda comprarse. Simplemente se gana.

Clientes Actuales VS Clientes Nuevos

No solamente es más fácil conservar felices a los clientes actuales, que encontrar clientes nuevos; sino que también es más rentable.Esta postura de dar preferencia a la atención de los clientes actuales, indica que nuestra meta correcta debe ser:

1º. ) Conservar nuestros actuales clientes y,
2º.) Recién después tratar de aumentar nuestro número de clientes (con nuevos).Para lo cual debemos emprender las acciones correspondientes, que conduzcan a construir y aumentar la lealtad a largo plazo de nuestra clientela; desarrollando sistemas de capacitación en atención al público de nuestro personal de contacto (empatía, rapport, motivación, atención telefónica, negociación, inteligencia emocional, etc.,), a fin de responder a las necesidades de nuestros consumidores.

Toma meses, incluso años encontrar un cliente y solo segundos perderlo.

Los estudios muestran que los clientes antiguos son leales y ello los hace más rentables. ¿Porque? La respuesta tiene que ver con lo que se conoce en la Business School de la Universidad de Harvard como las tres R. de la lealtad del cliente.Retención: Es la relación permanente con un cliente por la que se crea una corriente estable de ingresos todo el tiempo, mientras el cliente continua comprando productos. Además el costo(menor) asociado con la declinación de las acciones de Marketing, y en muchos casos con el menor costo de servir al cliente que ya se ha familiarizado con la compañía, sus líneas de productos y sus procedimientos.

Ventas relacionadas: Las utilidades generadas al vender productos nuevos y servicios a los clientes actuales, son mayores en las compañías de avanzada, que desarrollan nuevos productos pensando en las listas de sus clientes leales. Los clientes leales son por tanto más propensos a comprar, por que los nuevos productos han sido diseñados a la medida de sus necesidades, y por que ellos tiene gran fe en todo lo relacionado con la compañía.En los hechos, los productos originales pueden generar una menor rentabilidad, comparada con las ventas relacionadas con el transcurrir del tiempo. Por ejemplo, en una compañía de ascensores, el instalar ascensores es solo la primera de una larga corriente de ingresos de contratos de servicio. Muchas compañías de software venden ONS adicionales, nuevos desarrollos y productos extras que mejoran y suben la rentabilidad del software original.Los costos a su vez son reducidos, por que las nuevas ventas a los clientes actuales requieren menos marketing y no precisan nuevas líneas de crédito, incluso se gasta menos en folletería y se insume menos tiempo para la venta. Además, los clientes leales son a menudo menos sensibles a los precios que los clientes nuevos. Referencias: Las Referencias positivas son la mejor clase de publicidad - y son gratis!!.

Las referencias positivas de los clientes son vitales para la rentabilidad y el crecimiento.Las investigaciones sugieren que los clientes satisfechos probablemente le cuenten a cinco otras personas acerca de su buena experiencia, mientras que los clientes insatisfechos probablemente le cuenten a once otras personas a cerca de su mala experiencia (Como ya se manejó en artículos de emisiones anteriores del boletín). Por su propia experiencia, usted sabe que las referencias personales tienen mucho más peso que la publicidad tradicional. Clientes InternosEstos son otros individuos, grupos, o equipos internos de la organización. Cuanto más larga sea una relación positiva con un cliente interno, más se satisfarán mutuamente. Cuando la relación con clientes internos crece, la relación será más y más efectiva, lo que a su turno aumenta la rentabilidad de la compañía. En una real y efectiva relación interna se produce sinergia.

Dos grupos internos de dos organizaciones, pueden trabajar juntos para desarrollar nuevos productos o servir a otro cliente en forma incesantemente innovadora y creativa. Además, usted no tiene que trabajar exclusivamente con clientes externos, para conocer informes favorables acerca de lo que su grupo ha creado, como cosas buenas y con expectativas positivas. Una mala reputación crea expectativas negativas, disminuye la credibilidad, y mantiene la fricción con otros grupos

Presupuestos típicos de marketing:

Como usted puede ver, solo una pequeña fracción del presupuesto es dedicada a mantener los clientes leales(antiguos).Presupuesto típico de MarketingBuscando Nuevo clientes: 90%Manteniendo Actuales clientes: 10%Hoy la mayoría de las compañías no trabajan en forma muy fuerte manteniendo relaciones con los clientes de larga data. Ellas focalizan casi toda su energía y dinero en conseguir nuevos clientes. Prometen bajas tasas introductorias y conceden incentivos, y, seguramente, gastan millones en marketing y publicidad, y pierden dinero en malos créditosLa estructura de recompensa interna de la compañía esta dirigida casi exclusivamente a tentar nuevos clientes.

Los mayores incentivos generalmente van a los empleados que consiguen nuevos clientes, no a aquellos empleados que trabajan duro manteniendo a los clientes internos y externos antiguos satisfechos.Los presupuestos de marketing son dirigidos con una concepción equivocada, de que si usted quiere hacer ganancias, debe incrementar su porción del mercado. Esta aproximación del marketing tradicional se encuentra muy arraigada en las cuatro P. - producto, precio, actividad promocional, y "plaza" (canales de distribución) - y conduce al desencaminado concepto de que cualquier cliente es un buen cliente.

5 Áreas en Las Que Deberías concentrarte Durante Esta Recesión

Ya se ha escrito y dicho suficiente acerca de la situación económica por la que estamos pasando. Los dueños de negocios y empresarios han tenido diferentes reacciones en todo el mundo, algunos están enojados, de preguntan ¿Y ahora como encuentro la salida? Otros por otra parte ven la oportunidad que esta frente a ellos.
Como dueños de negocios debemos entender que estamos bien metidos en esto, así que la pregunta para este 2009 debería ser: ¿Qué debería yo estar haciendo AHORA?
Existen 5 áreas básicas en las cuales hay que concentrarse primero:

Analiza tu perspectiva: ¿Qué tanto crees en tu habilidad para sobrevivir y ser exitoso? ¿Estas preparado y abierto para identificar y aprovechar las oportunidades que emergen de la situación? Estos no son tiempos para pensamientos desidiosos ni negativos, hay que invertir sabiamente y con una base informativa, pero lo primero que hay que hacer es establecerte una buena, positiva y alentadora perspectiva.

Vuelva a ser un estudiante: Si bien ya no seguimos en la universidad, jamás se deberían acabar las ganas de seguir aprendiendo. La mejor inversión que existe siempre habrá de ser el conocimiento y aprendizaje: lee, asiste a una clase o seminario, obtén más conocimiento en todas las áreas en las que puedas mejorar tu negocio, adquiere nuevas habilidades e incluso ¡consigue un Coach! No olvides para nada a tu equipo de trabajo o personal, si hay algún entrenamiento o curso que pueda mejorar su desempeño en cuanto a servicio al cliente, ventas, comunicación y trabajo en equipo, entre otras no dejes de enviarlos a que lo tomen.

Conoce y analiza tus números: Los número son el lenguaje de los negocios; conoce tus indicadores clave y los factores que los componen, es decir, a que se deben esos números. No es suficiente que tu contador administre las hojas de balance mensuales y haga los trámites correspondientes, es necesario que te enteres de los números. Esto es para que tú sepas que resultados han tenido tus estrategias y poder establecer medidas correctivas o de mejora para los siguientes períodos. Conocer tus números es la mejor manera de probar y medir para poder implementar y mejorar.

Mercadotecnia, mercadotecnia y más mercadotecnia: Primero que nada que no se confunda el término: la mercadotecnia son todas las herramientas, técnicas, análisis, decisiones y acciones previas y posteriores a la comercialización de un producto o servicio, no es sólo la publicidad y la promoción. Por lo anterior, este es el peor momento para recortar tu presupuesto de mercadotecnia ya sea que nos refiramos a promoción, publicidad o cualquier otro medio de generación de prospectos. Lo que se debe hacer es conseguir información sólida y confiable (investigar y analizar a tu mercado, conseguir buenas bases de datos) para poder apuntar correctamente al o los nichos que te pueden generar mejores resultados. No puedes darte el lujo de “rociar” al mercado meta con tu campaña nada más porque si.

Tienes que saber que es lo que funciona y lo que no, de esta manera se pueden medir los resultados de todas las estrategias o campañas de mercadotecnia repitiendo y mejorando lo que de verdad tuvo éxito. No te concentres en resaltar descuentos o precios bajos, resaltar la calidad, el valor y la o las características únicas del producto o servicio que se oferta. La estrategia es aprovechar los costos bajos para comercializar tu producto, no el precio bajo que ofreces.

Protege a tu cartera actual: O sea a tus clientes actuales. Debes estar constantemente construyendo una cerca de lealtad alrededor de este grupo y no darles ni una razón para si quiera pensar en visitar a la competencia. Todos los integrantes de tu empresa o compañía deben estar concientes del valor de cada cliente y tratarlos como si fueran la parte más importante de tu negocio (por que lo son) y si no sabes cual es su percepción hacia tu negocio, pregunta y escucha.

Hay muchas opciones a elegir en cuanto a que camino tomar con respecto a tu negocio, y la elección siempre será tuya. Algunos dicen que la situación económica se decaerá aún más antes de comenzar a recuperarse y es muy probable ¿Estarás preparado? ¿Cuál va a ser tu situación cuando esta situación haya pasado? Y ya que estas bien metido en esta situación ¿Puedes darte el lujo de no hacer las cosas de manera diferente que antes? La elección es completamente tuya… ¿Qué harás primero? ¿Qué es lo que vas a cambiar?

Esto es lo que debes de saber para empezar a administrar mejor tu tu tiempo

Un tema que preocupa a profesionales y empresarios de la construcción, directivos, hombres de negocios, funcionarios, profesores, estudiantes, y a casi todo el mundo es el de la correcta utilización del tiempo. "No tengo tiempo", "necesitaría 48 horas por día", "tengo que llevar trabajo a mi casa", son frases que escuchamos frecuentemente. Ahora bién, resulta interesante observar que generalmente las personas muy ocupadas son las que siempre tienen tiempo para nuevas actividades, mientras que otras con menos responsabilidad suelen estar abrumadas y no pueden adecuarse al tiempo disponible. Las personas muy ocupadas pueden hacer muchas cosas porque saben administrar su tiempo, mientras que otras carecen de ideas sobre ese tema. Los directivos que saben usar su tiempo apropiadamente son quienes obtienen mayores resultados. No caen en el engaño de ceer que por estar muy activos son muy productivos. No confunden actividad con resultados. Se puede trabajar intensamente en la dirección equivocada, y la consecuencia de ello serán pobres resultados. "El tiempo es oro"es una verdad más que nunca dentro del acelerado ritmo actual. Lo cierto es que en todas las épocas y en todos los lugares los hombres han dispuesto de 24 horas por día. Cómo utilicen esas 24 horas determinará el éxito o el fracaso en el logro de los objetivos. No se trata de trabajar más sino de trabajar más inteligentemente. Las correctas decisiones sobre lo que debe hacerse evitan la pérdida de valiosos recursos.
Algunas pautas generales relacionadas con la administración del tiempo son:

CONCENTRACIÓN.Todo trabajo importante requiere un mínimo de tiempo. Trabajar cuatro horas en un informe no es igual a trabajar media hora diaria durante ocho días. Cada vez que se vuelve a retomar la tarea, hay que preparar el lugar, la información y los materiales necesarios, y "meterse" en el tema. Significa recorrer el mismo camino varias veces. En cambio, hacerlo de una sola vez, con adecuados descansos, permite mayor rapidez y profundidad en el tratamiento del tema.

PRIORIDADES.Toda persona ocupada tiene generalmente más cosas para hacer que las que puede cubrir cada día. Si no hay tiempo para todo.... ¿qué hacer primero? Indiscutiblemente, primero hay que hacer lo más importante. Esto parece claro, pero lo que no es tan fácil es responder a la siguiente pregunta: " . . . . ¿qué es lo más importante . . . ? Ello dependerá de cada situación y no es posible dar una lista completa que resuelva cada caso. Lo que sí es posible es tener presentes algunas ideas generales que ayudarán a determinar que es lo importante:
Las acciones que acercan hacia los objetivos son más importantes que las que son inoperantes para el logro de los mismos o aquellas que postergan dicho logro.
Es más importante ocuparse de las oportunidades que de resolver problemas. Todo lo que se proyecte hacia el futuro tiene prioridad sobre las viejas cuestiones.
Lo importante es previo a lo urgente. Por ejemplo: si se tiene una urgencia en cubrir un cargo de responsabilidad en la empresa y se resuelve que "no se puede perder demasiado tiempo en la selección" porque urge cubrir ese cargo. Esa urgencia lleva a hacer una selección apresurada, designando a una persona inadecuada que a la larga deberá ser reemplazada. Ello no hubiera ocurrido si se hubiera empleado el tiempo necesario para una correcta selección. Otros ejemplos: fijar estrategias y objetivos a largo plazo, hacer descripciones de puestos de trabajo, son actividades importantes que en muchas empresas son postergadas indefinidamente por tener todo el tiempo ocupado en atender problemas cuya solución en modo alguno contribuye al desarrollo de la organización, muchos de los cuales no se hubieran presentado si oportunamente se hubieran realizado aquellas actividades importantes.

COSTO Y VALOR DEL TIEMPO.El tiempo tiene un costo y un valor susceptibles de ser determinados. Si se quiere saber cuanto cuesta a una empresa cada hora de un gerente, al último sueldo pagado agréguele las cargas sociales y divida el total por 176 horas (ocho horas diarias por 22 días laborales dan 176 horas útiles mensuales). Para llegar a una cantidad más exacta en realidad habría que agregar otros rubros: costo de selección y desarrollo, viáticos, etc..., pero a los efectos del ejemplo no es necesario. Este costo debe ser considerado en diversas situaciones. Por ejemplo: cuando los gerentes realicen tareas que puedan delegar en personas cuyo costo horario es notablemente inferior. Asimismo, puede resultar dramático calcular cuanto dilapida la empresa cuando una reunión de varias personas con altas remuneraciones se demora por impuntualidad de algunas de ellas. Pero, de todos modos, esa pérdida es la menos importante pues sólo se refiere al costo del tiempo gerencial. La pérdida más grave la determina el lucro cesante provocado por las oportunidades demoradas o definitivamente perdidas por no ocupar los directivos su tiempo en actividades importantes que sólo ellos pueden realizar y que por lo tanto no son susceptibles de delegación.

PRINCIPALES CAUSAS DE PERDIDA DE TIEMPO Y SU FORMA DE ATACARLAS.
FALTA DE CONCENTRACION.No dedicar tiempo suficiente a las tareas importantes y constantes interrupciones conspiran contra el principio de concentración. El directivo debe planificar su día y su semana incluyendo horas sin interrupción de acuerdo a sus necesidades y un plan de entrevistas. Debe hacer todo lo posible para evitar las entrevistas no concertadas previamente y con relación a las fijadas, debe lograr puntualidad para comenzarlas y terminarlas.

FALLAS EN LA DELEGACION.Los directivos obtienen resultados a través del trabajo de la gente. Quien realiza una tarea que pueda delegar está perdiendo su valioso tiempo. La falta de delegación tiene los siguientes efectos negativos: el directivo no tiene tiempo de ocuparse de las propias funciones porque está ocupado de las que corresponden al colaborador; se desaprovechan recursos de la empresa porque el tiempo del directivo es más costoso que el del colaborador; al eximirlo de la realización de tareas de responsabilidad se impide el desarrollo profesional del colaborador. Para una adecuada delegación de las tareas, el directivo debe tener en cuenta los siguientes principios:
Confiar la tarea al colaborador más competente para la realización de la misma, explicándole el contenido y el sentido del encargo.
Fijar fechas de cumplimiento.
Utilizar un sistema de control de la ejecución.
No desligar a ningún colaborador de la obligación de realizar la tarea correctamente, devolviéndole el trabajo defectuoso con las correcciones del caso, en lugar de realizarlo personalmente.

FALTA DE INFORMACION.Los directivos toman desiciones basados en hechos y no en suposiciones o en opiniones. Para ello deben contar con información adecuada, completa, y oportuna. De acuerdo a la magnitud y necesidades de cada organización debe crearse un sistema de información que permita al directivo conocer la realidad, a fín de estar en condiciones de adoptar correctas desiciones.

COLABORACION DEFECTUOSA.La inexistencia de una descripción de los puestos de trabajo es causa de que no se sepa claramente quién es el responsable de determinadas tareas y en otros casos que haya superposición. Todo ello provoca pérdidas de tiempo y es fuente de conflictos interpersonales.

EXCESOS EN LA CENTRALIZACION.Cuando hay un sólo "Gran Jefe" y el resto colaboradores sin autoridad, pronto aquel pierde el control de la organización. Al estar dirigida por un "imprescindible", la empresa se vuelve vulnerable porque si falta aquél, nadie puede reemplazarlo. De acuerdo a las necesidades, cada organización tendrá su organigrama con diferentes niveles de autoridad.

INSUFICIENTE CAPACITACION DEL PERSONAL.El personal puede estar desaprovechado cuando, siendo competente en general, carece de formación específica en ciertos aspectos de su tarea. Para evitar ello deben existir programas de capacitación general e individual, internos y externos, a fín de cubrir esos aspectos.

DISPERSION POR CARENCIA DE DIRECCION POR OBJETIVOS.La falta de dirección por objetivos hace perder a la empresa muchos recursos. Se comienzan mil cosas que se cambian antes de ser terminadas. Cada departamento hace cosas que pueden estar en contradicción con las que hacen otros departamentos. No se puede medir el rendimiento ni adoptar controles oportunos. Con la fijación de objetivos a largo plazo cada colaborador conoce los de la organización, los del departamento y los individuales. Cada uno sabe a que atenerse y es posible la colaboración entre todos dirigida al fín común de la organización. Evita andar y desandar camino permanentemente y emplear recursos en proyectos que luego deberán abandonarse.

REITERACION DE FALLAS OPERATIVAS.Toda organización sufre periódicamente determinadas "crisis" por no haber tomado recaudos para evitarlas. Pueden ser las crisis de cierre del ejercicio, del envío del informe periódico a la casa matríz, del cierre de la campaña de ventas, de presentación de una licitación, etc... En los días anteriores al cierre, todo el mundo corre, hay que quedarse después de hora, llevarse trabajo al domicilio particular, tomar personal temporario extra, etc... Una vez comprobada una crisis, el directivo consciente de la misma toma las medidas preventivas para que no vuelva a ocurrir, planificando con anticipación las acciones y tiempos necesarios para evitarla.

DEMORA EN LA TOMA DE DECISIONES.Una vez conocidos los hechos el directivo debe decidir. No debe demorar en resolver las cuestiones de menor importancia. Las decisiones de mayor trascendencia pueden requerir un análisis más detenido. Pero en ningún caso la decisión debe demorarse más allá del tiempo estrictamente necesario. No es lo mismo tiempo invertido en analizar una situación que requiere decisión, que postergación del análisis por temor a comprometerse si la decisión resulta equivocada. Una decisión postergada puede significar pérdida de valiosas oportunidades para la empresa.

REUNIONES INFRUCTUOSAS.En todas las organizaciones se realizan reuniones de rutina que normalmente no tienen objetivos claros y que sólo representan pérdida de tiempo. Por otra parte, asisten a esas reuniones personas que no son necesarias, que nada aportan, y que son invitadas sólo por costumbre. Más que una contribución su presencia es una molestia. El directivo debe implementar un sistema de preparación y desarrollo de las reuniones de modo que sólo se hagan aquellas estrictamente necesarias a las que únicamente asistan las personas cuya participación contribuye al logro de los objetivos de la reunión. Finalmente, algunas ideas adicionales para un mejor aprovechamiento del tiempo:

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  Concentrarse más en objetivos y resultados que en procedimientos.
  Usar agenda y anotar en ella todo: objetivos, proyectos, ideas, entrevistas, síntesis de reuniones, etc...
  Ser puntual y exigir puntualidad.
  Tener lectura o trabajo apropiados a mano en los momentos de espera.
  Aprovechar los viajes en automóvil escuchando grabaciones de cursos, conferencias, reuniones de trabajo, y otras situaciones similares.
  Ver cada papel una sola vez.
  Utilizar listas de control.
  Despejar la mesa de trabajo de papeles y otros elementos que no tengan relación con la tarea que está realizando en ese momento.
  Antes de hacer algo, preguntarse: ¿vale la pena que yo haga esto? ¿puedo delegarlo en otra persona?
  Antes de tomar decisiones, averiguar los hechos, analizar la información, buscar alternativas, y tener presentes los objetivos.
  Evitar realizar actividades de baja productividad.
  Acostumbrarse a enseñar, delegar, y supervisar.
  

Si al leer lo expuesto precedentemente, usted piensa que debe efectuar algunos cambios en su organización, no crea que una rutina de años pueda ser cambiada en un día, máxime si se es directivo de un grupo humano acostumbrado a esa rutina. Lo importante es sentir la necesidad del cambio y proponerse optimizar el uso del tiempo. Si se logra una tendencia hacia un mejor aprovechamiento del tiempo, pronto se comprobarán los progresos. Educar a la gente en los nuevos métodos requiere paciencia. Pero con el tiempo ese esfuerzo se multiplicará a travéz de la acción de los colaboradores. Administre mejor su tiempo y paralelamente vaya instruyendo a los colaboradores sobre las nuevas ideas. No hay que creer que con decirlo una vez, basta. Es necesario decir, controlar, repetir. El esfuerzo valdrá la pena tanto para el directivo como para los colaboradores. El resultado es trabajar con menor presión y mayor productividad.

8 Pasos Para Ayudarte a Organizar tu Trabajo del Día

Como dueño de negocio, frecuentemente tienes que confrontar problemas administrativos. Se necesitan habilidades de experto para organizar tu oficina y tiempo de manera exitosa. Sigue estos pasos y lograrás tener Mas tiempo efectivo en tu jornada de trabajo diaria (tiempo que es bien empleado), hacer esto te ahorrará muchas horas en un futuro además de que te harás más eficiente y efectivo en tus actividades.

1.-Has una lista bien detallada de todas las responsabilidades que tienes como dueño de negocio. A continuación, establece la prioridad de cada una. Las tareas que producen ingreso deben de ir en primero dentro de tu lista. Establecer el grado de importancia de responsabilidades en tu lista te ayudará concentrarte en hacer que las cosas se lleven a cabo.

2.-Has ahora una lista de las tareas que deben de ser hechas en la semana.Para complementar este paso asigna la cantidad determinada de tiempo que tu creas necesaria para completar o ejecutar dichas tareas.

3.-Deja de 5 a 10 minutos al final de cada día para planificar el siguiente. Anota esto en una lista de cosas por hacer de modo que el siguiente día comiences inmediatamente a ejecutarlas. Deja la lista en tu escritorio para que sea la primera cosa que veas en la mañana de un nuevo día de trabajo. Aparta un tiempo específico para cada una de las áreas que se contengan en la lista (por ejemplo comienza y termina lo que tenga que ver con finanzas antes de que comiences con lo que respecta a Mercadotecnia).

4.-Mantén tu oficina organizada –por proyectos o áreas- Organiza tu oficina por categorías. Por ejemplo, pon todos los archivos e información pertinente a finanzas en un lugar y los de mercadotecnia en otro. De esta forma, te puedes concentrar en una área en específico y ahorrar tiempo a la vez.

5.-Crea un sistema para procesar papeleo. Un buen ejemplo de esto es hacer clasificar cada paso de en base a que en promedio un proceso de papeleo tiene 7 etapas: Hacer, leer, esperar respuesta, considerar, pedir opinión a otros, ideas.

6.-Asegúrate de tener un buen sistema de archivos. Este paso es realmente un ahorrador de tiempo por que asegura que tengas rápidamente a la mano lo que necesitas en el momento que lo necesitas.

7.-Has un completo uso de los programas de tu computadora, explótalos al máximo. Toma cursos si es necesario. Puedes organizar tus actividades de ventas con Outlook de Office, aprende como utilizarlo para que organices todas tus tareas y actividades. Aprende como utilizar hojas de cálculo, invierte en clases o en libros de “Cómo utilizar” los programas que tu computadora contenga.

8.-Reserva tiempo para sesiones de lluvia de ideas de “creatividad”. Piensa estratégicamente y de esta manera plantea un escenario de hasta donde puedes llevar tu negocio. Lee libros sobre negocios o escucha audios motivacionales en tu camino al trabajo o a casa, esto te puede llevar a estrategias muy efectivas.

Organizar efectivamente tanto tu oficina como tu tiempo es un cuestión fundamental. Dedicar un poco de tiempo e hacer esto te ahorrará cientos de horas en el futuro y te ayudará a concentrarte en lo importante y no lo urgente, a hacer lo que deberías estar haciendo.
Esto es un proceso en el cual debes trabajar continuamente pero de verdad te llevará a obtener grandiosos resultados para tu negocio.