La Cobranza está difícil…¿Qué podemos hacer?

Para mantener un orden de las cuentas por cobrar, recomendamos valerse de una serie programada de cartas y llamadas telefónicas para recordar a sus clientes los pagos que adeudan. Estas comunicaciones son muy amistosas en un comienzo y se tornan progresivamente más serias e insistentes, conforme se vencen los pagos. Lo importante es tener un sistema continuo y permanente para cobrar sus facturas y, los pasos que a continuación detallamos pueden servir de guía.

Paso 1: Llamada telefónica de satisfacción del cliente
Es más probable que un cliente insatisfecho se retrase en sus pagos. Estas llamadas cordiales –tres días luego de la venta al cliente- le permiten averiguar sobre su desempeño, de manera de garantizar que ha podido satisfacer las necesidades del cliente. Al final de estas llamadas, mencione la fecha de vencimiento de la factura respectiva.

Paso 2: Primer aviso de vencimiento
Este es un cordial recordatorio de que se ha vencido el plazo para un pago determinado. Un método bastante común es, cinco días luego del vencimiento de la factura, enviar una copia sellada como “vencido”.

Paso 3: Segundo aviso de vencimiento
Otro gentil recordatorio para que el cliente compruebe que existe un pago pendiente. Este aviso puede hacerse mediante una carta donde se adjunte una copia de la factura correspondiente. Mantenga un tono cordial y no amenazante.

Paso 4: Primera llamada de cobro
Luego de los avisos de vencimiento, recurra a una llamada telefónica para averiguar si existe un motivo para el incumplimiento del pago. Sea cortés, sin embargo, busque lograr un compromiso de pago.

Paso 5: Primera carta de cobro
Mantenga el tono de esta carta al mismo nivel de cordialidad y franqueza que la primera llamada telefónica.

Paso 6: Segunda llamada de cobro
La obligación sigue impaga por parte del Cliente. Mantenga su cordialidad, pero con determinación solicite el pago inmediato de la cuenta. Si el deudor no puede pagar de inmediato, logre que se comprometa con otra fecha de pago.

Paso 7: Segunda carta de cobro
Ha llegado el momento de notificar la gravedad de la morosidad. Esta carta apunta a exigir el pago inmediato de la deuda y plantear las consecuencias a corto plazo de un incumplimiento de pago. Envíe esta carta, y toda correspondencia posterior, vía correo certificado o expreso, de manera de poder tener evidencia de su recepción.

Paso 8: Tercera llamada de cobro
Manteniendo la cordialidad y la calma, enfatice la gravedad de la situación. Utilice esta llamada para explicar al cliente que se trata de su última oportunidad para pagar antes de que se derive el cobro a una entidad externa y posiblemente se inicien acciones legales.

Paso 9: Última carta de cobro
El tono de esta carta debe ser severo y categórico. Puntualice que si no se realiza el pago en la fecha antes acordada, usted deberá derivar el cobro a una entidad externa.

Paso 10: Traspaso a agencia de cobranza
A la fecha, la cuenta ya registra un atraso de 90 o más días. Con frecuencia, recibir una carta de una agencia de cobranza motiva a los deudores a pagar, si bien estos servicios pueden ser costosos. Por lo general, las firmas recaudadoras cobran un 20 o 25% de la suma recaudada. En lugar de recurrir de inmediato a una firma recaudadora, puede solicitar a su abogado que se ponga en contacto con el deudor, lo que a menudo también motiva el inmediato pago de los saldos adeudados.

Si desea recibir algunos ejemplos de los diversos tipos de cartas mencionadas en este artículo, por favor solicítelo al correo electrónico que consta a un costado.

Si quieres saber más de cómo cobrar a tus clientes atrasados, asiste a nuestro próximo Taller de Cobranza que será el día Viernes 17 de Abril de 4 de la tarde a 8 de la noche...infórmate en dando un clic aquí.

Cómo Establecer Tus Precios

En más de 25 años tomando decisiones de precios y observando a otros tomar estas mismas decisiones, no deja de sorprenderme como los dueños de negocios y los gerentes toman una decisión tan importante sin racionalizar y peor aun sin analizar el impacto de su decisión.

Lo que un negocio cobre por un producto o servicio impacta directamente en cuantos ingresos tiene y sobre todo que utilidad tiene. Si tu estableces tus precios muy bajos, iras a la quiebra! Pero si estableces tus precios muy altos también irás a la quiebra. En el caso de los precios Muy Bajos, tendrás un gran volumen de ventas con un margen de utilidad mínimo que no será suficiente para cubrir tus gastos. En el caso de los precios muy altos, aunque obtengas mucho más por cada venta, no tendrás suficientes ventas para generar utilidad suficiente.

Considera un negocio que tiene una utilidad de sus ventas del $0%. Un 10% de incremento o decremento de sus precios, incrementara o disminuirá sus utilidades de ventas en un 25% (asumiendo que no hay cambio en el volumen). Dependiendo de cual sea el nivel, las ganancias cambiarán dramáticamente.

Pero espera un minuto, si tú disminuyes tus precios no harás un mayor volumen? A lo mejor. Usando el mismo ejemplo- 40% de Margen de Ventas y disminuyes tus precios en un 10%, estas vendiendo tu producto a un menor costo y un 25% de margen mejor, tendrás que vender 35% más de volumen para tan solo llegar al punto de equilibrio.

Así que la próxima vez que pienses en cambiar tu precio realiza las matemáticas. Piensa en cuanto más o menos necesitas vender comparado con tu estado actual. Si se ve razonable, adelante. Si no, muévete a otra estrategia.

Señor Empresario, ¿Le Preocupa la Crisis Económica? Necesita tomar Acción!

Sin duda, todos los empresarios estamos preocupados por la situación presente y futura de la economía, de nuestros mercados y de nuestras empresas. El camino que nos queda es, lo mismo que cuando un automóvil que marcha en una autopista plana llega a una carretera en subida, redoblar esfuerzos, duplicar el volumen de trabajo y mantener la fe. Claro que la buena actitud debe ser acompañada de acciones concretas para defendernos de las incertidumbres y hacer lo mejor que podamos en este momento.

Esta lista de preguntas puede ayudarlo a identificar en dónde se encuentra respecto a asuntos fundamentales que impactan en el crecimiento y construcción/consolidación de su empresa.

Hágase las siguientes preguntas:

1.- ¿Tiene una descripción escrita y detallada de su mercado meta ideal (clientes potenciales) que incluya como mínimo: sector socioeconómico, área geográfica, ingresos anuales, edad, género y características psicológicas?

2.- ¿Ha puesto por escrito los desafíos específicos y problemas que sus servicios ó productos resuelven para su mercado meta, así como los beneficios que ellos representan, desde el punto de vista del cliente?

3.- ¿Puede fácil y claramente, en menos de 30 segundos, explicar a sus prospectos qué es lo que ofrece y cómo esto les beneficia?

4.- ¿Sabe cuáles son los 3 mayores obstáculos que enfrenta cuando implementa al mercadotecnia o las actividades comerciales y de venta de sus servicios ó productos?

5.- ¿Puede presentar claramente a sus prospectos varios factores que diferencian su compañía, sus servicios y/o sus productos, en base a lo que usted conoce de usted mismo y de sus competidores?

6.- ¿Sabe exactamente cómo se compara su negocio con su competencia en términos de: calidad de sus productos ó servicios, precios y variedad?

7.- ¿Tiene por escrito un plan de negocios o mercadotecnia que incluya un análisis de sus Fortalezas y Debilidades internas, de las Oportunidades y Amenazas externas, información competitiva, sus ventajas competitivas, estrategias de mercadeo específicas con fechas de implementación, proyecciones financieras y planes de contingencia?

8.- ¿Tiene capital suficiente a disposición para solventar su negocio por los próximos 12 a 18 meses (para los que comienzan) y por lo menos para los próximos 6 a 9 meses (para pequeños negocios ya establecidos), en caso que se presente una verdadera crisis económica, falta de resultados de las ventas o planes de mercadeo o por cualquier contingencia que interrumpa temporalmente el negocio?

9.- ¿Sabe el porcentaje promedio de sus ingresos que gasta normalmente (incluso a veces que gasta por anticipado) en cada una de estas categorías: materiales de mercadeo y publicidad, fuerza de ventas, equipo de oficina y suministros, campañas de venta que estén en proceso?

10.- ¿Esta utilizando al menos 3 diferentes estrategias de mercadeo efectivas para buscar nuevos clientes (sin incluir las referencias de clientes actuales)?

11.- ¿Tiene todo el material de mercadeo y ventas que necesita para comunicarse y persuadir a los prospectos, incluyendo: folletos de ventas que se enfoquen en los beneficios de sus servicios ó productos, hojas de venta, información detallada del producto, visión general de la compañía, página web y logo de la compañía?

12.- ¿Puede usted describir claramente las diferentes etapas que los prospectos recorren desde que no conocen de su negocio hasta que se convierten en clientes por primera vez?.

13.- ¿Ha identificado las objeciones más comunes que escucha de los prospectos y ha memorizado alguna respuesta firme pero no defensiva de las mismas, enfocándose siempre en los beneficios para ellos?

14.- ¿Puede contestar claramente a esta pregunta, en caso que un prospecto se la hiciera el día de hoy….¿Cuáles son los beneficios específicos y resultados que voy a recibir al usar sus servicios ó productos?

15.- Tiene usted una excelente respuesta lista cuando alguien le pregunta ¿A qué te dedicas?

16.- ¿Esta utilizando al 100% el poder de mercadeo que le proporciona el Internet para alcanzar nuevos prospectos, seguir sus esfuerzos de mercadeo, estar en contacto con sus clientes y aumentar sus contactos actuales?

17.- ¿Han incrementado las utilidades de su negocio entre un 20% y 40% en los dos años previos?

18.- ¿Tiene una lista de al menos 50 ó 100 personas a los que les pueda informar sobre su nueva compañía y pedirles que lo recomienden con más gente?.

19.-Ha desarrollado relaciones fuertes de compañerismo con otras compañías que ofrecen productos o servicios no competitivos para su mercado meta, con los cuáles pueda organizar una relación de colaboración estratégica (alianza)?

20.- ¿Tiene una respuesta inmediata y clara para los prospectos que le pregunten….Tengo muchas opciones para adquirir estos servicios ó productos, ¿Por qué debo comprarte a ti?

Si su respuesta honesta es “SÍ” a 15 o más preguntas, puede estar tranquilo y contento, ya que su negocio está bien encaminado y está marchando sobre bases sólidas. Sin embargo, debe seguir trabajando hasta que haya cubierto las 20 preguntas.

Si a recorrer este cuestionario, se dio cuenta de que son muchas las cosas que le quedan por hacer para llegar a tener un negocio consolidado y en desarrollo, no se desespere. El crecimiento y mejora empresarial es siempre un proceso (una secuencia de etapas o pasos), y todas las empresas exitosas recorren ese camino, a diferentes velocidades. Pero, por supuesto, no pierda tiempo y comience hoy mismo –sólo o con ayuda- a hacerlo realidad.

Sí… ¡Usted puede Revitalizar su Negocio ya! 6 consejos efectivos y prácticos:

1) Rescate su vida. Si un dueño de negocios está trabajando demasiadas horas “en” su negocio, lo que tiene es un auto-empleo, no un negocio. La fórmula debe ser: los sistemas controlan al negocio, el personal controla los sistemas y el dueño controla al personal. El dueño del negocio necesita aprender cómo administrar su tiempo y cómo posicionarse como tal ante todos.

2) Los negocios son un juego. ¿Por qué jugamos? Obviamente para divertirnos. Si tener un negocio no le proporciona diversión, véndalo. Ciérrelo y busque un empleo. No olvidemos que los juegos tienen reglas y es necesario llevar control del marcador o puntaje (indicadores o información gerencial), éstos le indican la cantidad de dinero que gana o pierde y si el negocio vale la pena.

3) Tenga un plan. La mayoría de los dueños de pequeños y medianos negocios manejan sus negocios como Cristóbal Colón... Tienen una idea muy vaga de dónde se encuentran y una muy remota de a dónde quieren ir; suplican, piden prestado el dinero para iniciar, se hacen a la mar una bella mañana, e incluso caen al llegar al límite de la Tierra o logran tocar tierra en alguna parte. Los dueños de negocios deberían tomar un enfoque militarizado para hacer planes: decidir con exactitud cuáles son sus objetivos, saber exactamente dónde están al iniciar, dosificar sus recursos de manera que no pierdan el rumbo a medio viaje y pedir consejo de especialistas que los ayuden a planear una campaña que incluya una medición y un monitoreo constante del progreso para garantizar el éxito.

4) Flujo de efectivo. En los negocios, la clave del éxito es el flujo de efectivo. Los dueños de negocios necesitan dividir el proceso de negocios en cinco áreas (Generación de Prospectos, Tasa de Conversión a Clientes, Número de Transacciones por Período, Monto Promedio de Venta y Margen de Utilidad), sin importar el tipo de empresa. Al aplicar, probar y medir estrategias inteligentes para esos 5 caminos hacia las utilidades, las ventas se incrementan y aumenta, de manera dramática, el flujo de efectivo y las ganancias del negocio.

5) Manténgase arriba de la línea. Tanto los dueños de negocio, ejecutivos y empleados, deben jugar por “encima de la línea”, es decir, tomando conciencia de su capacidad, siendo responsables de sus acciones y de su equipo. Aquellos que juegan por debajo de la línea culpan a los demás por sus errores, buscan excusas y rechazan sus responsabilidades.

6) T.E.A.M. No sólo es la palabra en inglés que designa a equipo, también es el acrónimo de Together Everyone Achieves More (Juntos podemos lograr más). Pero, ¿cómo puede el dueño de negocios lograrlo? Hay seis claves para construir un equipo sensacional:
(1) cree y exprese su visión;
(2) mantenga con su equipo metas en común de manera que todos estén en la misma sintonía;
(3) defina las reglas del juego;
(4) desarrolle un plan de acción;
(5) exija el 100% de involucramiento y compromiso, asegúrese de ello y finalmente
(6) los dueños de negocios deben aceptar con responsabilidad la Toma del Riesgo y motivar la innovación examinando los errores en busca de aprendizaje y no de culpas.

A menos que el dueño del negocio haga algo diferente, su futuro será igual a su presente y a su pasado. En muchos casos, un Coach de Negocios, con su perspectiva externa, conocimiento y dedicación a tu éxito, es la solución para ayudarle a realizar los cambios necesarios para hacer crecer su negocio